Sigurno ste već nekoliko puta čuli da od 01. listopada na snagu stupa novi pravilnik koji će donijeti promjene u vođenju evidencija o radnicima i radnom vremenu. No, znate li koje su to promjene tj. što se mijenja u odnosu na dosadašnje propise? Kako pravilno voditi evidencije za različite kategorije radnika, uključujući sezonske radnike, studente i osobe na stručnom osposobljavanju?
Evidencije o radnom vremenu od 01. listopada 2024. godine
Je li novim Pravilnikom propisan obrazac za vođenje evidencije o radnom vremenu?
Ne, novi pravilnik ne propisuje određeni obrazac za vođenje evidencije o radnom vremenu. Prema članku 2. stavku 2. novog pravilnika, evidencije se moraju voditi pisano, bilo u papirnatom ili elektroničkom obliku. Također, čl. 18. st. 2. novog pravilnika određeno je da se evidencija o radnom vremenu mora voditi točno i precizno, uz mogućnost korištenja kratica, pod uvjetom da je njihovo značenje jasno objašnjeno u pisanom obliku.
Što čini značajnu novost kod evidencija radnog vremena?
Novi pravilnik zahtijeva evidentiranje specifičnih sati poput očinskog dopusta, dopusta drugog posvojitelja, te neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi. Također, novost su i sati nenazočnosti zbog vojnih obveza ili služenja u ugovornoj pričuvi te sati neplaćenog dopusta prilikom kandidiranja za župana, gradonačelnika, načelnika ili predsjednika te kandidiranja za njihove zamjenike.
Koje podatke mora sadržavati nova evidencija rada?
Novim pravilnikom propisano je da evidencija rada mora sadržavati sljedeće:
- ime i prezime radnika
- datum u mjesecu
- početak rada
- završetak rada
- vrijeme i sati zastoja, prekida rada i sl. do kojega je došlo krivnjom poslodavca ili zbog drugih okolnosti za koje radnik nije odgovoran
- ukupno dnevno radno vrijeme
- sati terenskog rada
- sati pripravnosti
- sati dnevnog odmora (za one radnike koji nemaju jednako raspoređeno radno vrijeme tijekom tjedna npr. ne rade od 7-15h)
- vrijeme nenazočnosti na radu:
– sati korištenja odmora (dnevnog, tjednog i godišnjeg)
– neradni dani i blagdani utvrđeni zakonom
– sati spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad
– sati plaćenog dopusta i odsutnosti s rada
– sati očinskog dopusta i dopusta drugog posvojitelja
– sati neplaćenog dopusta za pružanje osobne skrbi
– sati neplaćenog dopusta kandidata za predsjednika Republike Hrvatske, zastupnika u Hrvatski sabor, člana županijske skupštine, gradskog ili općinskog vijeća, župana, gradonačelnika ili načelnika općine i njihove zamjenike
– sati nenazočnosti tijekom dnevnog rasporeda radnog vremena po zahtjevu radnika
– sati nenazočnosti tijekom dnevnog rasporeda radnog vremena u kojima radnik svojom krivnjom ne obavlja ugovorene poslove
– sati nenazočnosti zbog vojne obveze ili služenja u ugovornoj pričuvi
– sati provedeni u štrajku
– sati isključenja s rada (lockout).
Na temelju st. 3. čl. 13. Pravilnika, podatke o početku i završetku rada obvezni ste voditi samo ako je obveza vođenja tih podataka ugovorena kolektivnim ugovorom, sporazumom sklopljenim između radničkog vijeća i poslodavca, ugovorom o radu ili je uređena pravilnikom o radu. Potrebno je voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa u vezi s radnim odnosom (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i sl. ).
Za radnike kojima je radno vrijeme raspoređeno u jednakom trajanju i jednakom rasporedu po danima, tjednima i mjesecima, poslodavac niste dužni u evidenciji radnog vremena evidentirati podatak o korištenju dnevnog i tjednog odmora. Ukoliko u evidenciju upisujete početak i završetak rada također ne trebate upisivati i sate dnevnog i tjednog odmora.
Tablicu evidencije radnog vremena možete preuzeti sa poveznice.
Treba li se u evidenciji radnog vremena evidentirati stanka i dnevni odmor?
Stanka (pola sata)
U skladu s čl. 73. ZR-a stanka je odmor na koji ima pravo radnik koji radi najmanje 6 sati dnevno, a traje najmanje 30 minuta. Stanku se ne upisuje u evidenciju radnog vremena.
Dnevni odmor (minimalno 12 sati)
U skladu s odredbom čl. 74. ZR-a, dnevni odmor je odmor na koji ima pravo radnik, u načelu (osim zakonskih iznimaka), najmanje od 12 sati neprekidno, tijekom svakog razdoblja od 24 sata. Primjerice, ako je radnik jučer prestao raditi u 16:00 sati, a danas započeo raditi u 07:00 sati, tada mu dnevni odmor iznosi 15 sati, što se tako i upisuje u rubriku u okviru evidencije o radnom vremenu ukoliko se u evidenciji ne vodi početak i završetak rada.
Za koga je sve potrebno voditi evidencije rada?
Obvezni ste voditi evidenciju za osobe na stručnom osposobljavanju, studente, đake, osobe koje obavljaju rad za opće dobro te za djecu i maloljetnike koji sudjeluju u aktivnostima organiziranim od strane poslodavca te za radnike koji posao obavljaju na izdvojenom mjestu rada ili rade na daljinu.
U kojem roku je potrebno unijeti podatke u evidenciju rada?
Podatke je potrebno voditi točno i ažurno, a najkasnije ih je potrebno unijeti 7 dana od dana za koji se podatci popunjavaju.
Treba li za menadžere i radnike na rukovodećim pozicijama prema novom pravilniku voditi evidencije rada?
Za sve one koji u ugovoru o radu imaju klauzulu o samostalnosti o odlučivanju o radnom vremenu prema Zakonu o radu čl. 88 st.3. i 4. nemate obvezu voditi evidenciju radnog vremena. No, radi veće transparentnosti preporučuje se vođenje skraćene evidencije rada koja obuhvaća: ukupno dnevno vrijeme, godišnji odmor, plaćeni ili neplaćeni dopust i bolovanje.
Evidencije o radnicima od 01. listopada 2024
Što treba sadržavati evidencija o radnicima?
Za svakog radnika potrebno je voditi sljedeće podatke:
- ime i prezime
- OIB
- spol
- dan, mjesec i godina rođenja
- državljanstvo
- prebivalište, tj. boravište
- dozvolu za boravak i rad ili potvrdu o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati
- stručno obrazovanje te posebni ispiti i tečajevi koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenja, licence, certifikati i sl.
- datum početka rada
- naziv radnog mjesta
- vrstu sklopljenog ugovora o radu
- datum i razlog prestanka radnog odnosa, tj. prestanka rada za ustupljene radnike
- datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako poslodavac sudjeluje u njegovu plaćanju te obveznoga zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.
Što minimalno treba sadržavati evidencija o ostalim osobama koje obavljaju posao?
Za takve osobe evidencija mora sadržavati najmanje sljedeće podatke:
- ime i prezime
- osobni identifikacijski broj
- spol
- dan, mjesec i godinu rođenja
- državljanstvo
- prebivalište odnosno boravište
- naziv ugovora ili akta na temelju kojeg osoba iz st. 1. ovoga članka radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova
- mjesto rada
- datum početka rada
- datum prestanka
- datum podnošenja prijave (početka, promjene, prestanka) na obvezna osiguranja fizičke osobe, ako je obveza osiguranja po toj osnovi propisana posebnim propisima
Evidenciju o ostalim osobama koje obavljaju posao možete preuzeti sa poveznice.
Treba li voditi pisani pregled podataka o radnicima koje je ustupilo povezano društvo ili agencija za privremeno zapošljavanje?
Da, obvezni ste voditi pisani pregled podataka o takvim radnicima.
Treba li voditi evidenciju radnog vremena za osobe koje rade na povremenim sezonskim poslovima u poljoprivredi?
Sezonski radnik u poljoprivredi je nezaposlena osoba, korisnik mirovine ili tražitelj zaposlenja koji, na temelju ugovora o sezonskom radu (sklapa se prije početka rada, za svaki radni dan, predajom i prihvatom vrijednosnog kupona i njegovim evidentiranjem na propisanom obrascu), obavlja privremene odnosno povremene sezonske poslove u poljoprivredi.
Obveza vođenja evidencije radnog vremena sezonskih radnika u poljoprivredi nije propisana ZR-om, novim Pravilnikom, a ni nekim posebnim propisom.
Koliko iznose novčane kazne za ne vođenje odnosno nepravodobno vođenje evidencije u području rada?
Ako poslodavac koji je pravna osoba ne vodi evidenciju o radnicima i o radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način, ili ako na zahtjev inspektora rada ne dostavi podatke o radnicima i o radnom vremenu, kaznit će se novčanom kaznom od 8.090,00 – 13.270,00 eura.
Poslodavac fizička osoba i odgovorna osoba pravne osobe (čl. 229. st. 1. t. 1. i st. 2. ZR-a) kaznit će se za navedeni prekršaj novčanom kaznom od 920,00 – 1.320,00 eura.
Koji su propisani rokovi čuvanja dokumentacije?
Slijedeća tablica prikazuje propisane rokove čuvanja dokumentacije.
| Red.br. | ISPRAVA, DOKUMENT, AKT | ROK |
| 1. | podatci o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
| 2. | isprave, dokumenti i akti te druga dokumentacija s podacima o fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba |
| 3. | pisani pregled podataka o radniku | do isteka godine u kojoj je prestao radni odnos |
| 4. | ugovor o radu u pisanom obliku ili potvrda o sklopljenom ugovoru o radu, sve izmjene i dopune ugovora o radu | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, tj. do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz rad. odnosa tj. u vezi s radnim odnosom |
| 5. | sporazumi između poslodavca i radnika, suglasnosti i pisane izjave radnika, odluke o otkazu | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, tj. do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz rad. odnosa tj. u vezi s radnim odnosom |
| 6. | tiskanice prijave (početka, promjene, prestanka) obveznog mirovinskog i zdravstvenog osiguranja | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, tj. do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz rad. odnosa tj. u vezi s radnim odnosom |
| 7. | javne i privatne isprave kojima se osiguravaju dokazi o točnosti podataka o stručnom obrazovanju, osposobljavanju, usavršavanju te 2. podataka o kojima ovisi ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos |
| 8. | javne i privatne isprave, rješenja, potvrde, obračuni i sl. vezano za obveze obračunavanja i isplate plaće te uplate poreza i doprinosa | u rokovima propisanim posebnim propisima |
| 9. | rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za sigurnost i zaštitu na radu, ozljede na radu i profesionalne bolesti | u rokovima propisanim posebnim propisima |
| 10. | rješenja, privatne isprave, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja uključujući i prava po osnovi staža osiguranja koji se računa s povećanim trajanjem | 40 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos |
| 11. | rješenja, privatne isprave, potvrde, zapisnici i sl. vezano za ostvarivanje prava iz obveznog zdravstvenog osiguranja | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, tj. do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz rad. odnosa tj. u vezi s radnim odnosom |
| 12. | javne i privatne isprave, rješenja, potvrde i sl. vezano za ostvarivanje prava na pružanje osobne skrbi ili nekog drugog prava iz općeg propisa o radu te za ostvarivanje rodiljnih i roditeljskih prava | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz rad. odnosa tj. u vezi s radnim odnosom |
| 13. | zahtjevi radnika za zaštitom prava iz radnog odnosa, s odlukama, aktima i pismenima poslodavca donesenim u postupku povodom takvih zahtjeva | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je prestao radni odnos, tj. do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz rad. odnosa tj. u vezi s radnim odnosom |
| 14. | kolektivni ugovor na koji se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod tog poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz rad. odnosa tj. u vezi s rad. odnosa | 6 godina računajući od isteka ugovorenog vremena trajanja kolektivnog ugovora ili od isteka produžene primjene pravnih pravila sadržanih u tom kolektivnom ugovoru, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa tj. u vezi s rad. odnosom |
| 15. | pravilnici o radu kojima se uređuju plaće, organizacija rada, postupak i mjere za zaštitu dostojanstva te zaštitu od diskriminacije te druga važna pitanja, na koje se upućuje ugovorom o radu radnika zaposlenih kod toga poslodavca i kojim su na odgovarajući način uređena pojedina pitanja umjesto obveznih podataka u ugovoru o radu, a vezana su za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je pravilnik o radu prestao važiti, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor u pogledu ostvarenja prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom |
| 16. | druge isprave, dokumenti i akti vezani za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom | 6 godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala |
Uvođenjem evidencije rada specifičnih skupina radnika, kao i vođenje evidencije o dnevnom odmoru i specifičnim odsutnostima dobivate priliku za poboljšanje svoje interne organizacije. Preciznije praćenje radnog vremena omogućit će vam bolje upravljanje resursima te smanjiti rizik od pravnih sankcija. Promjena koja nastupa propisivanjem relativno kratkih rokova za čuvanje te dokumentacije neupitno će dovesti do administrativnog, ali ujedno i financijskog rasterećenja.
Iako prilagodba možda predstavlja izazov u isto vrijeme pruža i priliku za optimizaciju poslovnih procesa i dugoročan uspjeh. Iskoristite ovu priliku i unaprijedite svoj sustav evidencija osiguravajući time usklađenost, efikasnost i održivi razvoj poslovanja.
