Pravila privatnosti

Obavijest o obradi osobnih podataka

Trgovačko društvo TERRA RAČUNOVODSTVO d.o.o. (dalje u tekstu: “Voditelj obrade”) posvećeno je zaštiti privatnosti i osobnih podataka svojih klijenata, posjetitelja web stranice https://racunovodstvoterra.hr/ i drugih ispitanika (dalje u tekstu: Ispitanik/Ispitanici).

Vaše osobne podatke obrađujemo u skladu s Općom uredbom o zaštiti osobnih podatka (dalje u tekstu: GDPR), Zakonom o provedbi GDPR-a i ostalim važećim propisima iz ovog pravnog područja. Ova pravila privatnosti objašnjavaju koje kategorije vaših osobnih podataka se obrađuju, u koju svrhu i po kojoj pravnoj osnovi, kako se koriste vaši osobni podaci i koja prava imate kao ispitanici.

Osobni podaci uključuju sve informacije koje omogućuju identifikaciju vas, kao ispitanika, bilo izravno ili neizravno. Obrada osobnih podataka obuhvaća svaki postupak nad osobnim podacima – prikupljanje, organizacija, pohrana, prilagodba, uporaba, prijenos, brisanje ili uništavanje – bilo automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima.

1. Podaci o Voditelju obrade

Trgovačko društvo TERRA RAČUNOVODSTVO d.o.o.
upisano u sudski registar Trgovačkog suda u Rijeci
Adresa: Korzo 11, 51000 Rijeka
MBS: 040468312
OIB: 30998980828

Kontakt:
mail: info@racunovodstvoterra.hr
telefon: 051 338 618

2. Opis kategorije ispitanika i kategorije osobnih podataka koje obrađujemo

Voditelj obrade obrađuje osobne podatke u skladu s načelima minimizacije, zakonitosti i transparentnosti. U nastavku donosimo pregled kategorija ispitanika i vrsta osobnih podataka koje prikupljamo i obrađujemo:

• Podaci klijenta (fizičke osobe): Ako ste naš klijent i koristite usluge računovodstva, poslovnog savjetovanja ili druge usluge, prikupljamo osobne podatke koji su nužni za pružanje ugovorenih usluga. Ti podaci uključuju: ime i prezime, OIB, spol, kontakt podatke, adresu, podatke iz identifikacijskih isprava, podatke o bankovnim računima, podatke o izvoru sredstava, političkoj izloženosti i drugi podaci potrebni za sprječavanje pranja novca, podatke o vrsti djelatnosti i početku obavljanja djelatnosti, podatke o stanju imovine (dugotrajna i kratkotrajna imovina), bilanci, odnosno prihodima, rashodima, ulaznim i izlaznim računima, platnim nalozima, drugim materijalnim troškovima i obvezama koje terete klijenta (krediti, obveze prema klijentovim dobavljačima i sl., porezi, ostale obveze prema državi), urednost u podmirivanju obveza, načini podmirivanja obveza, iznose kamata na glavnice, podaci o korištenju financijskih instrumenata osiguranja (bankovne garancije i sl.), depozitima, podatke o poslovnim odnosima klijenta s trećim osobama (vrijednost poslovnog odnosa, učestalost poslovnog odnosa, predmet poslovnog odnosa i sl.), potraživanjima klijenta, sve podatke o poslovanju koje klijent dostavi, podatke o broju zaposlenika koje klijent zapošljava, o radnim mjestima na kojima zapošljava zaposlenike, opseg posla odnosno evidencije o radnom vremenu u kojem ima potrebu za zaposlenicima, o trajanju godišnjih odmora koje odobrava zaposlenicima, podatke o potrebi i trajanju prekovremenog rada kod klijenta, podatke o potrebi rada nedjeljom, blagdanima, noću kod klijenta, zvanje i stručna sprema (kod prijave radnika), porezna kartica, osobni odbici, podaci o djeci (također, rodni list kod isplate dara djetetu) i uzdržavanim članovima, beneficirani radni staž, podatke o broju otkaza klijenta zaposlenicima ili broju takvih otkaza klijentu i ostalim načinima prestanka radnog odnosa kod klijenta i podaci s tim u vezi, podatke o klijentovim isplatama božićnica, bonusa, nagrada za radne rezultate i ostalim isplatama koje vrši klijent te ostali podaci potrebni za isplatu plaća, obračune doprinosa zaposlenicima te prijave na HZMO, putne naloge, troškovnike, blagajničke izvještaje, ugovore o najmu, pozajmicama i ostalim obvezama, kredite i leasing poslove, planove i proračune (ako pomažemo u planiranju), isplate stipendija (podatci o studentu, fakultet), ako je radnik zaposlen kod dva poslodavca, podaci od drugog poslodavca, podaci za izradu e-racuna i podatke o klijentima klijenta (ime, prezime, naziv tvrtke, OIB, adresa)
  
• Podaci direktora, osnivača i članova klijenta (kada je klijent pravna osoba):Prikupljamo ime i prezime, adresu, spol, OIB, podatke iz identifikacijskih isprava, podatke o bankovnom računu, poslovnim udjelima, datumu stupanja na funkciju direktora i prestanka iste, odnosno datum članstva, datum  prestanka članstva, iznose isplaćenih dobiti i ostalih isplata, obveza koje ih terete prema klijentu, odnosno potraživanjima koja imaju prema klijentu, urednost u ispunjavanju obveza prema klijentu, načine podmirivanja obveza prema klijentu, iznose kamata koje ih terete za obveze prema klijentu
  
• Podaci o klijentovim klijentima, odnosno osobama koje su s klijentom u poslovnom odnosu: Prikupljamo ime i prezime ili ime i prezime direktora klijentovog klijenta, naziv obrta klijentovog klijenta, adresu, spol, OIB, podatke o djelatnosti klijentovog klijenta, poslovnom odnosu s klijentom (trajanje poslovnog odnosa, sadržaj, broj, vrijednost i sl.), podatke o bankovnom računu, načinu podmirivanja obveza prema klijentu, podatke o potraživanjima prema klijentu, urednost u podmirivanju obveza prema klijentu, iznosu kamata koje ih terete Podaci za obveze prema klijentu, podaci o eventualnim ovršnim i drugim postupcima temeljem kojih vrše isplate klijentu ili klijent njima,
  
• Podaci korisnika web stranice prikupljeni putem web obrasca: Prikupljamo ime i prezime, e-mail adresu, telefonski broj, naziv poduzeća, djelatnost, informaciju jeste li poduzetnik početnik, podatke o statusu u sustavu PDV-a, broj zaposlenih, prosječan broj ulaznih i izlaznih računa mjesečno, prosječan broj bankovnih izvadaka mjesečno, broj stavaka dugotrajne imovine, informacije o naplati kreditnim karticama, deviznom poslovanju, izradi primki (kalkulacija) robe te o softveru koji koristite.
  
• Podaci korisnika prikupljeni prilikom prijave na Terra newsletter: E-mail adresa.
  
• Podaci korisnika prikupljeni prilikom rješavanja Terra evaluacijskog kviza za poduzetnike: Ime i prezime, naziv trgovačkog društva čiji ste član ili naziv obrta, e-mail adresa, podaci o znanju iz područja financija, općeniti podaci o upravljanju troškovima poslovanja te ostale informacije dostavljene tijekom ispunjavanja kviza.
  
• Podaci korisnika web stranice: Prilikom posjete našoj web stranici, prikupljamo podatke o lokaciji, IP adresu i druge tehničke podatke nužne za funkcioniranje web stranice.

Gdje pohranjujemo vaše podatke?

Osobni podaci o kadrovskoj evidenciji i obračunu plaća naših klijenata i njihovih zaposlenika pohranjuju se digitalno u računovodstvenom programu Minimax, uz redoviti backup i zaštitu lozinkama, dok se fizički dokumenti, ako ih klijenti dostave, arhiviraju u registratorima.

3. Kolačići

Kolačići su male tekstualne datoteke koje se pohranjuju na vaš uređaj (računalo, tablet, mobilni telefon) kada posjetite našu web stranicu. Kolačići omogućuju web stranici da “zapamti” vaše postavke, preferencije i aktivnosti iz prethodnih posjeta, čime omogućuju poboljšanje vaše korisničke iskustva.

Naša web stranica koristi kolačiće u različite svrhe, uključujući:

• Neophodni (nužni) kolačići: Neophodni kolačići (poznati i kao kolačići nužni za rad stranice) su kolačići koji su ključni za osnovne funkcionalnosti web stranice i omogućuju njen ispravan rad. Bez tih kolačića, web stranica možda neće ispravno funkcionirati ili korisnicima neće biti omogućeni osnovni funkcionalni alati. Za ovu vrstu kolačića nije potrebna privola ispitanika, jer se ne mogu isključiti putem postavki web stranice – ključni su za njezino pravilno funkcioniranje. Korisnici ih mogu ručno onemogućiti ili obrisati putem postavki svog preglednika, no to može uzrokovati probleme u radu stranice, poput nemogućnosti prijave, gubitka postavki privatnosti ili nepravilnog prikaza sadržaja.

• Kolačići trećih strana: Web stranica Voditelja obrade koristi Google Analytics za prikupljanje anonimnih informacija kao što su broj posjetitelja na stranicu i najpopularnije stranice. Ove kolačiće ne postavlja izravno web stranica koju korisnik posjećuje, već Google kao vanjski pružatelj usluga analitike. Kolačići trećih strana mogu prikupljati podatke o korisnicima i njihovom ponašanju na različitim web stranicama koje koriste iste analitičke alate, što može omogućiti praćenje korisnika između različitih web lokacija. Kolačići trećih strana mogu se pohraniti na Vaše računalo samo uz Vaš izričit pristanak. Za više informacija o tome kako se treća strana koristi kolačićima te na koji način možete istima upravljati, molimo Vas da posjetite odgovarajuće web stranice treće strane.

Kako upravljati kolačićima?

Ako se ne slažete s upotrebom kolačića, možete ih onemogućiti putem postavki preglednika. Imajte na umu da onemogućavanje kolačića može utjecati na funkcionalnost naše web stranice i neke usluge možda neće raditi ispravno.

Više informacija o upravljanju kolačićima možete pronaći su na stranicama preglednika koji koristite ili na www.allaboutcookies.org.

4. Svrhe i pravne osnove obrade osobnih podataka

Obrada vaših osobnih podataka provodi se isključivo u svrhe navedene u nastavku i temelji se na odgovarajućim pravnim osnovama:

• Komunikacija i odgovaranje na upite – uključuje odgovaranje na vaša pitanja i komentare, ispunjavanje vaših zahtjeva, slanje i zaprimanje ponuda, kao i komuniciranje s vama putem dostupnih kanala, u koju svrhu obrađujemo Vaše osobne podatke kao što su Podaci korisnika putem web obrasca, Podaci korisnika prikupljeni prilikom rješavanja Terra evaluacijskog kviza za poduzetnike. Također, obrađujemo podatke u svrhu obrade otvorenih molbi za posao ili prijava na natječaje, u kojem slučaju obrađujemo podatke kao što su ime i prezime, spol, adresa, OIB, datum i mjesto rođenja, kontakt podatke, podatke vezane uz Vaše obrazovanje, stečena znanja i kvalifikacije, prijašnja radna iskustva i sl. Pravna osnova: poduzimanje radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora.
• Izvršavanje ugovornih obveza – obrada podataka potrebna je za pružanje računovodstvenih, knjigovodstvenih, financijskih i poslovno savjetodavnih usluga, u skladu s ugovorom koji imamo s vama. U ovu svrhu obrađujemo Podatke klijenta. Pravna osnova: izvršavanje ugovora.
• Izvršavanje zakonskih obveza – određeni podaci mogu biti obrađeni radi ispunjavanja zakonskih obveza, uključujući obveze propisane Zakonom o računovodstvu, Zakonom o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (primjerice podaci o izvorima prihoda, političkoj izloženosti i sl.), poreznim propisima ili drugim važećim propisima. Također, možemo obraditi podatke ako to zahtijevaju sudski ili drugi organi vlasti. Pravna osnova: ispunjavanje pravnih/zakonskih obveza.
• Slanje obavijesti i marketinška komunikacija – ako ste se pretplatili na naš newsletter možemo vam slati informacije o novostima iz računovodstva, zakonodavnim promjenama i ostalim relevantnim temama, za što će biti potrebna Vaša email adresa. Pravna osnova: privola ispitanika.
• Zaštita zakonskih prava i pravnih interesa – u određenim situacijama možemo obrađivati osobne podatke radi zaštite naših zakonskih prava, uključujući vođenje pravnih postupaka, naplatu potraživanja i provođenje prisilnih mjera. U tom slučaju možemo obrađivati Vaše osobne podatke kao što su ime i prezime, OIB, adresu, kontakt podatke, podatke o imovini, iznose dugovanja prema nama i sl. Pravna osnova: legitimni interes Voditelja obrade.
• Sigurnost i zaštita sustava – radi sprječavanja prijevara, neovlaštenog pristupa, sigurnosnih prijetnji ili drugih zlonamjernih aktivnosti, možemo obrađivati podatke korisnika web stranice, uključujući IP adresu i podatke o uređaju. Pravna osnova: legitimni interes Voditelja obrade.

5. Rok čuvanja osobnih podataka

Vaši osobni podaci čuvat će se samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje svrhe obrade, u skladu s važećim propisima. Rokovi čuvanja određeni su zakonima, poput Zakona o računovodstvu i Općeg poreznog zakona. Primjeri rokova čuvanja:

• Knjigovodstvene isprave: Isplatne liste i evidencija o plaćama čuvaju se trajno. Ostale isprave, uključujući dnevnik i glavnu knjigu, čuvaju se najmanje 11 godina od kraja poslovne godine na koju se odnose.
• Poslovne knjige: Dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige čuvaju se 11 godina.
• Godišnji financijski izvještaji: Čuvaju se trajno.
• Evidencije o gotovinskom prometu: Čuvaju se 10 godina prema Općem poreznom zakonu.

6. Dijeljenje podataka s trećim osobama

Dijelimo vaše osobne podatke s trećim stranama samo ako je to nužno potrebno. U mjeri u kojoj to zahtjeva GDPR s trećim osobama sklapamo ugovore o obradi osobnih podataka kako bismo osigurali zaštitu i privatnost vaših osobnih podataka. Ako osobne podatke prenosimo izvan Europskog gospodarskog prostora, poduzimamo odgovarajuće zaštitne mjere (poput standardnih ugovornih klauzula) kako bismo zajamčili sigurnost i prava ispitanika.

Pristup osobnim podacima koje obrađujemo kao Voditelji obrade mogu imati, između ostalih, sljedeće osobe i subjekti:

• Vanjski suradnici i partneri
  Naši vanjski suradnici mogu imati pristup osobnim podacima isključivo u mjeri potrebnoj za obavljanje svojih radnih zadataka. Svi su obvezni poštovati povjerljivost i sigurnost podataka.

• Pružatelji IT rješenja i poslovnih sustava

U svom radu koristimo vanjska informatička rješenja koja omogućuju sigurno upravljanje poslovnim procesima i pohranu podataka:

Minimax računovodstvo u oblaku (u vlasništvu Seyfor Hrvatska d.o.o.), koji koristimo za obradu i pohranu svih podataka vezanih uz plaće i kadrovsku evidenciju. Svi podaci unutar sustava zaštićeni su naprednim sigurnosnim protokolima, a pristup imaju samo ovlaštene osobe.

CRM sustav (razvijen od strane GAUSS d.o.o.), koji koristimo za upravljanje podacima o klijentima i njihovim kontakt osobama. Ovaj sustav omogućuje sigurnu pohranu i obradu podataka te optimizaciju poslovnih procesa.

• Nadležna tijela i zakonske obveze

U skladu s važećim zakonima, osobni podaci mogu biti dostupni nadležnim tijelima ili institucijama (primjerice: Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje i Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje prilikom prijave radnika) kada je to potrebno za ispunjenje zakonskih obveza ili zaštitu naših pravnih interesa.

•  Tehnička podrška i održavanje sustava

U određenim slučajevima, naši ugovorni partneri mogu imati pristup podacima radi održavanja i nadogradnje softverskih rješenja koje koristimo. Ovi pružatelji usluga obvezni su primjenjivati odgovarajuće sigurnosne mjere i zaštitu podataka.

7. Vaša prava kao ispitanika

(I)      PRAVO NA PRISTUP OSOBNIM PODACIMA
Možete zatražiti informaciju vezanu za obradu vaših Podataka u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Pravila privatnosti.

(II)     PRAVO NA ISPRAVAK/DOPUNU OSOBNIH PODATAKA
Možete zatražiti od Voditelja obrade osobnih podataka ispravak netočnih osobnih podataka koji se na vas odnose, a uzimajući u obzir svrhe obrade ili dopunu nepotpunih osobnih podataka, u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Pravila privatnosti.

(III)    PRAVO NA BRISANJE OSOBNIH PODATAKA („pravo na zaborav“)
Možete od Voditelja obrade osobnih podataka tražiti brisanje Vaših osobnih podataka, ako su ispunjeni uvjeti za takvo brisanje, na način naveden u točki 8. Pravila privatnosti.

(IV)    PRAVO NA OGRANIČAVANJE OBRADE
Možete od Voditelja obrade osobnih podataka tražiti ograničavanje obrade Vaših osobnih podataka, u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Pravila privatnosti. Voditelj obrade osobnih podataka će u tom slučaju odrediti ograničenje, ako se ispuni jedan od sljedećih uvjeta:

•        ispitanik osporava točnost osobnih podataka, u kom slučaju će se obrada ograničiti na razdoblje kojim se voditelju obrade osobnih podataka omogućuje provjera točnosti podataka;

•        obrada je nezakonita i ispitanik se protivi brisanju osobnih podataka te umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe;

•        voditelj obrade osobnih podatka više ne treba osobne podatke za potrebe obrade, ali ih ispitanik traži radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva;

•        ispitanik je uložio prigovor te očekuje potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika

(V)     PRAVO NA PRENOSIVOST PODATAKA
Možete od Voditelja obrade osobnih podatka tražiti u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Pravila privatnosti, da Vam osobne podatke koje ste pružili Voditelju obrade osobnih podataka preda u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te imate pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade, bez ometanja od strane Voditelja obrade osobnih podataka.

(VI)    PRAVO NA PRIGOVOR
Možete Voditelju obrade osobnih podataka uložiti prigovor, u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Pravila privatnosti, a sukladno članku 21. i 22. Opće Uredbe o zaštiti osobnih podataka.

(VIII)  PRAVO PODNOŠENJA PRIGOVORA NADZORNOM TIJELU
Ako smatrate da se obradom podataka krši mjerodavno pravo, možete se obratiti i izravno tijelu nadležnom za zaštitu podataka (Agencija za zaštitu osobnih podataka) ili nadležnom sudu kako bi ostvarili svoja prava.

Kontakt podaci nadležnog tijela:

Agencija za zaštitu osobnih podataka
Ulica grada Vukovara 54, 10 000 Zagreb
e-mail: azop@azop.hr
Tel. 00385 (0)1 4609-000
Web: www.azop.hr

(IX)    PRAVO NA POVLAČENJE PRIVOLE
Imate pravo u svakom trenutku povući svoju privolu jednostavnom izjavom. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.

8. Ostvarivanje vaših prava

Za ostvarivanje svojih prava navedenih u točki 7. možete nam se obratiti pisanim putem na adresu Korzo 11, 51000 Rijeka ili putem elektroničke pošte info@racunovodstvoterra.hr

Kako bismo osigurali da zahtjev podnosi ovlaštena osoba, moguće je da ćemo prije postupanja po zahtjevu provesti postupak provjere identiteta, što može uključivati zahtjev za dostavu dodatnih informacija ili dokumentacije. Ovaj postupak provjere služi isključivo zaštiti vaših podataka i neće utjecati na vaša prava.

Na vaš zahtjev za ostvarivanje prava odgovorit ćemo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije unutar jednog mjeseca od dana primitka zahtjeva. Ako je zahtjev posebno složen ili ako smo zaprimili velik broj zahtjeva unutar kratkog vremenskog razdoblja, ovaj rok može biti produljen za najviše dva dodatna mjeseca. U slučaju produljenja roka, bit ćete pravovremeno obaviješteni, uz objašnjenje razloga za takvu odluku.

Napominjemo kako je u ostvarivanju vaših gore navedenih prava moguća primjena iznimki od ostvarivanja prava sukladno GDPR-u.  Primjerice, ako se obrada ne temelji na ugovoru/privoli ili je prenosivost podataka tehnički neizvediva ne postoji obveza udovoljiti pravu na prenosivost podataka.

9. Sigurnost podataka

Voditelj obrade poduzima odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi zaštitio osobne podatke od neovlaštenog pristupa, gubitka, izmjena ili zloupotrebe.

Podaci se pohranjuju u digitalnom obliku unutar sustava Minimax, koji koristi napredne metode enkripcije i kontrole pristupa. Svi korišteni računovodstveni programi i računala zaštićeni su snažnim lozinkama, a uređaji su opremljeni ažuriranim antivirusnim softverom i vatrozidima.

Redovito se izrađuju sigurnosne kopije podataka, koje se pohranjuju na zaštićene poslužitelje i omogućuju brzu obnovu u slučaju incidenta. Pristup osobnim podacima omogućen je isključivo ovlaštenim osobama koje su obvezane čuvati povjerljivost, a ta obveza ostaje na snazi i nakon prestanka radnog odnosa. Papirnata dokumentacija pohranjuje se u fizički zaštićenim registratorima s jasno označenom pripadnošću, dostupnim isključivo djelatnicima Voditelja obrade.

U pogledu organizacijskih mjera, svi dokumenti koji sadrže osobne podatke čuvaju se u sustavno vođenim registratorima. Nevažeći ili pogrešno uneseni podaci odmah se fizički uništavaju. Djelatnici su informirani o pravilima zaštite podataka, a provođenje sigurnosnih mjera dodatno se nadzire internim kontrolama.

10. Ažuriranje Pravila privatnosti

Voditelj obrade zadržava pravo izmjene i dopune ovih Pravila privatnosti u svrhu usklađivanja s važećim propisima i poboljšanja zaštite osobnih podataka. Sve izmjene biti će pravovremeno objavljene na našoj internetskoj stranici.

Datum zadnjeg ažuriranja: 18.06.2025.